Bab 6 - Surat (Segala Posting ni dari forum Puan Saliza)

BAB 6
BAHASA DAN FORMAT PENULISAN SURAT-MENYURAT RASMI DAN PERDAGANGAN

6.1 PENGENALAN

A. SURAT RASMI
Merupakan satu bentuk perhubungan bertulis yang mempunyai banyak faedahnya.

Dalam urusan-urusan rasmi, iaitu berhubung dengan pejabat-pejabat kerajaan, syarikat perniagaan, badan berkanun, institusi pengajian tinggi dan persekolahan.
Berkaitan dengan hal-hal (x) selain peribadi dan perseorangan.

FORMAT SURAT RASMI:

Surat rasmi sangat ringkas, tegas dan terus kepada maksudnya.
Terdapat 3 format:

1. format rasmi berdasarkan Surat Pekeliling Jabatan Perdana Menteri 1980.
2. format rasmi berdasarkan Surat Pekeliling Peperiksaan,Kementerian
Pendidikan Malaysia.

Format penulisan surat mengikut 1 dan 2 di atas:

a.Alamat pengirim
b.Garisan panjang melintang
c. Nama dan alamat penerima
d.Tarikh
e.perkataan mengadap surat.
f. kepala surat/perkara
g.Pendahuluan.
h.Isi
i. penutup.
j.pengakuan bertanggungjawab.
k.tandatangan.
l.Nama pengirim (huruf besar).

3.Format rasmi dengan tambahan ciri
Format ini agak banyak berbanding dengan format biasa di atas.

a. nama pengirim
b.alamat
c.nombor telefondan kawat/faks
d.garis pemisah.
e.nama penerima
f.alamat penerima
g.rujukan tuan dan rujukan kami.
h.tarikh.
i.Melalui dan salinan
j. Jawatan dan alamat
k.kata pendahuluan
l.tajuk.
m.pendahuluan.
n.Isi.
o.penutup
p.cogan kata
q.pengakuan bertanggungjawab.
r.tandatangan.
s.Nama dan jawatan.
t.salinan kepada (s.k)


B. SURAT PERDAGANGAN
Untuk menyampaikan maklumat.
Adalah dokumen kekal, bukti-bukti yang nyata ke atas maklumat-maklumat yang disampaikan kepada rakan niaga.

4 pertimbangan:
1.subjek atau perkara.
2.pembaca atau penerima surat.
3.matlamat
4.gaya/susunan

FORMAT SURAT PERDAGANGAN

a. kepala surat (letterhead)
b.tarikh.
c.Nombor fail (pilihan)
d.Sulit dan peribadi (pilihan)
e.Alamat
f.Baris untuk Perhatian (U.P.) (pilihan)
g. Kata-kata Aluan (pilihan)
h.Tajuk/Perkara (pilihan)
i. Isi kandungan
j.Penutup surat (pilihan)
k.Tandatangan (TIDAK PERLU JIKA ADA CETAKAN BERKOMPUTER)

C. PENGGUNAAN BAHASA SURAT RASMI DAN PERDAGANGAN

Surat rasmi
 Bahasanya ringkas dan padat dan menepati maksud serta mudah difahami.
 Pengggunaan nama sapaan biasanya tuan/puan sahaja
 Struktur ayatnya pendek

Surat perdagangan
 Banyak menggunakan istilah-istilah perdagangan dan perniagaan.
 Bahasanya jelas dan menarik perhatian.
 Penggunaan nama sapaan untuk penerima berdasarkan kedudukan dan taraf

Aspek penulisan kedua-dua surat yang perlu diberi perhatian:

1. Penggunaan kata ganti diri.- Bergantung kepada nama penerimanya. Biasaanya kata ganti nama yang berbentuk neutral ialah Tuan atau Puan.

2. Penggunaan hukum D-M. Di=diterangkan manakala M=menerangkan. Anda perlu tahu menggunakan ungkapan yang sesuai. Contoh: Restoran Zulkifli dan bukan Zulkifli Restoran.

3. Penggunaan kata sendi dari/daripada/di/pada/ke/kepada. Kata sendi ini perlu tepat semasa anda menggunakannya. Contoh: daripada – untuk orang
dari- untuk tempat dan masa

4. Penggunaan ejaan atau singkatan.- Ejaan perlu betul memandangkan banyak perkataan Inggeris yang diterima sebagai perkataan bahasa Melayu.

5. Penggunaan partikel pun.

6. Penggunaan nama khas- Kata nama untuk jalan, tempat dsbgnya.

7. Pengunaan huruf satu k atau dua k – satu k bukan perbuatan manakala dua k untuk perbuatan. Contoh: Kebanyakan bukan kebanyakkan.

8. Penggunaan ungkapan khusus:

-permulaan- Merujuk kepada perkara di atas, Dengan hormatnya, perkata di atas dirujuk.

-perenggan kedua- Untuk makluman tuan, Untuk pengetahuan pihak puan, Akademi Pengajian Bahasa ingin memaklumkan bahawa